香港證明文件與公共辦事：副本、認證與資料更新

把接收方要求寫下來：文件全名、簽發機構、核證或正本、語言、有效期要求及送交方法。先查紀錄是否在香港登記，以及申請人、代理或第三者可用哪個渠道。需要境外使用時，直接問接收方要加簽、領事認證、翻譯還是其他處理，不用自行把所有認證程序做一遍。

從主管機構正式入口準備表格、本人證件及指定支持文件，核對所選辦理方式的預約、費用、付款與領取安排。無犯罪紀錄證明另看索取機構及目的限制；宣誓服務先準備完整文本，職員見證與證明文件內容正確是兩回事。已交表或已付費仍要保存申請編號並查後續要求。

收到文件後逐項核對姓名、紀錄資料、頁數及接收方要求，送交及收妥分別留紀錄。選民和駕駛資料更新各有自己的主管機構、證明及確認；一次更新不能代替其他部門的地址更改。有期限便記下該次申請或登記年度的正式時間表，出現資料差異向原簽發或管理機構查詢。