『認證文件』可能指不同程序。海外收件機構要加簽時，先核對適用制度及原件種類，避免把普通影印、翻譯或公證當成已完成高等法院加簽。
開始前準備好
從收件要求及公約適用性開始
先取得收件機構對文件種類、近期發出要求、翻譯及認證的書面指示。加簽公約處理外國公文書的特定認證，須查目的地及適用關係，不是列在名單就能把所有文件都交同一程序。香港與內地之間的文件使用、非公約目的地或個別特殊文件，先問主管機關適用渠道。HCCH 官方狀況表及香港司法機構指引可用來核對，代理的宣傳不代替收件要求。把『取正式證書』『翻譯』『公證』『加簽』『收件機構接納』各記一項，便於知道下一步由誰辦。
核對簽署人及可接受文件
司法機構列明可接受的香港政府正式文件及香港公證文件類別，例如出生、死亡、登記事項及適用結婚證書。由婚姻監禮人或教堂／寺廟簽發的結婚證書，官方要求先取得婚姻紀錄辦事處的核證副本。公司文件亦有特定近期查冊要求，勿只帶一張舊公司證書。普通影印或自己翻譯未必有可核對的正式簽署；先問是否要取新核證本或公證。安排次序時先檢查姓名、日期及每頁是否完整，資料錯了先向發證機構處理，不能靠加簽替錯誤內容『變正確』。
按紙本或電子服務的真實資格交件
紙本文件按高等法院加簽服務現行指示送審，獲接納才按程序付款及取收據，保存領件資料，費用及辦公安排臨行前再看。若由代表處理，清楚寫哪些原件交給誰、甚麼時候取回，別只得到一句『已認證』。電子加簽不是把紙本拍照上載給一般市民使用；香港服務讓已登記公證人提交其合資格數碼簽署文件。電子結果須保存原有數碼檔及附件，列印版本可能失去電子核實用途。選渠道前問清收件端能否接收該格式，不能因平台有登入頁就推論自己可申請。
加簽證明來源，接納結果另核對
加簽證明簽署、簽署人資格及適用印章的來源，不證明文件每項內容正確，也不批准留學、婚姻、移民或商業申請。領回時保留文件與加簽完整連接，核對名字、頁數及收據，按官方核實渠道查電子結果，不拆附件或改檔。例子：學校要求出生證明及加簽，申請人先取正式出生核證副本，再完成合適加簽，最後按學校格式提交及取得接收紀錄；學校是否接納仍要跟進。收件端另要翻譯或近期證明時，把新要求交回相應機構處理，不只再加一個印。
先查用途，再辦正確文件及加簽；來源認證與實際接納是不同結果。
官方資料與查詢入口
以下是本文參考及辦事入口。費用、資格和時間表以有關機構最新公布為準；整理日期並非每個連結的官方更新日期。