香港小生意開單與記帳：訂單、付款、退款怎樣對

一張表的欄位怎樣安排

表格可設日期、訂單號、客戶或交易對方、描述、幣種、金額、已收、退款、平台費、銀行入帳及憑證連結。訂單、發票、收據是不同紀錄：報價未獲接納不要當已完成銷售，發票發出亦不代表已收款。編號按自己的系統連續管理，修改留版本或更正紀錄，不用直接覆蓋掩去原交易。

例子：某訂單收訂金後再付尾款，兩筆銀行收款都連同一訂單，但各有日期與付款參考。平台先扣服務費才入帳，便另外列費用，不由銀行淨額推斷總銷售。退款也連回原訂單，記下發起與實際完成日期。這是交易整理例子，不指定收入確認時間；有不清楚分類便帶完整紀錄問會計。

每月對帳與保存

月底逐筆對銀行及支付平台：已開單未收、已收未分配、重複、退款中和扣費差額分開處理。要改收款狀態先找憑證，別只憑客戶口頭說已付款。現金交易亦保留紀錄及單據；日常支出、存貨、資產和負債按需要整理。若同一帳戶混合私人與生意款，清楚分類並問會計怎樣處理，不把所有支出都當可扣稅。

香港業務紀錄須足以核定應評稅利潤，一般相關交易紀錄最少保存七年；停止交易也不自動取消保存責任。把原始文件、表格和備份分開保存，測試能否找回某張發票。分享給會計時用適當權限，遮去無關私人資料。記帳App是工具，匯出資料後仍需能追溯原交易與憑證。

一步一步怎樣做

1. 每張發票列真正賣方、客戶、日期、項目、數量、幣種及付款條件，按業務需要加入地址和訂單編號。修改或取消保留原版及原因。
2. 記銷售總額、平台費、退款及實際入帳各項；按金和未收款標清。公司與私人轉帳另分類，避免把所有入帳算收入。
3. 月底逐戶核對銀行與錢包結單，追未匹配款項。進貨存貨留數量和年結盤點，服務業存合約、工作完成及驗收證據。
4. 按年份備份報表和原始附件，測試能否讀取、搜尋和還原。限制存取權，設定保留期與離職交接，換系統前匯出可讀資料。

換個例子看會更清楚

網店賣出商品收1,000元，平台扣30元後入帳970元。店主記銷售1,000、費用30和收款970，再連訂單、平台結單及銀行資料；退款另接原單。例子的數字只示範對帳，不代表任何平台費率。