這章協助整理鐵路費用證據，報銷是否批准仍按僱主規則。國鐵境內電子客票與跨境票開票範圍不同，要把分段支出清楚分開。
開始前準備好
行程提示、電子客票及發票不同
行程提示幫你找車次、席位及站名，但不因有票額便成報銷發票，亦不是乘車憑證。現行12306開票須知對2025年10月1日及之後乘車的普通適用境內電子客票，使用全面數碼電子發票流程；別再按舊教學排隊換紙本報銷票。該頁也明確說跨境旅客運輸及境內尚未實施電子客票等業務暫不在同一開票服務內。若一次出差含香港西九龍及內地兩段，先按每張票分類，不把內地開票規則套全部。僱主需要的審批、出差目的或支付證明，另按內部要求準備。
本人申領與櫃位掃碼開票單
先向收款或報銷方取得正確購買方名稱、需要的統一社會信用代碼及電郵，不自行把香港公司資料變成內地編號。適用的本人證件購票可登入12306電子發票入口，依畫面完成核驗及選票。也可帶購票所用本人原件到車站售票窗口或自助設備按要求取得「掃碼開票單」，再用12306流動端補齊資料。這張掃碼單是申請途徑的一步，應確認最終已開出發票。代購人路徑另有訂單號、本人或乘客證件要求，按現行FAQ處理；別讓不相關代辦拿走帳戶或完整證件資料。
申領時間、檔案與更正
本人已乘車票可在行程結束起180日內申領，退票或改簽費則按相關業務成功之日起180日內辦理，兩類不要由同一個訂票日亂算。先確認金額及購買方資料，再下載或收電郵；發票可再次下載，但不是可重複報銷。保存正式電子檔及僱主需要的支付紀錄，依財務指示歸檔，不只留手機截圖。抬頭或企業資料有錯，從原開票服務的更正程序處理，查原票是否已紅沖、新票是否有效。例外或超時申請向12306問，不要把網上代辦承諾當已完成。
例子：香港出差有兩段鐵路與改簽費
員工從香港出差，之後另坐廣州南至深圳北的普通內地票。她先把跨境票及境內票分兩行，向財務拿正確抬頭和所需資料。境內行程結束後從12306申領該票電子發票；若另付改簽費，確認相關費用紀錄與申領起算日，不把原未使用票額也報一次。跨境票則查其正式報銷憑證程序，沒有硬套境內電子發票入口。下載後對照乘客、區間、金額與公司資料，再交正式檔案及內部要求證據。若抬頭錯，辦更正並確認新票，避免把新舊兩份同時交作有效支出。
先分票種與費用，再按正確時點申領正式發票；行程提示不能代替。
官方資料與查詢入口
以下是本文參考及辦事入口。費用、資格和時間表以有關機構最新公布為準；整理日期並非每個連結的官方更新日期。