想取回自己的紀錄：查閱個人資料要求及40天安排

現行保障與適用範圍

《個人資料（私隱）條例》讓本人查詢機構是否持有其個人資料，並要求提供副本。權利針對個人資料，不一定是每份提到你的完整文件；機構不必創作未持有的新資料，第三者資料及法定豁免亦可能影響披露。

一般須在收妥完整要求後40個曆日內回覆，不是40個工作天。要求範圍和身份不清可能要先澄清；收費不可過高且應與直接必要成本相關。拒絕或未能全部提供也有通知要求，不能一律說『私隱所以不給』。

按次序辦：由證據到求助

1. 先確定資料使用者和正式私隱聯絡，下載公署現行OPS003。填你要的資料類型、相關帳戶或事件及期間，讓機構能找到；不要把所有不同公司一併寄到公署。
2. 按要求提供合理身份或代表證明，用安全官方渠道送交並保留完整副本及送達日期。代家人查閱不等於自動有權，授權或法定代表資格要說明，勿發到陌生中介。
3. 及時回覆必要澄清；收到費用問清計算和付款安排。把完整要求、補充及付款日期分開記，方便按法例評估40天；不單從第一次含糊電郵自行推算。
4. 收到副本後核對範圍、可理解性與拒絕理由，漏了甚麼用具體項目問。逾期、過高費用或不合理拒絕，可帶表格、送達與往來向公署查詢或投訴；資料更正另按適用程序。

容易誤會的地方

機構可能合理核實身份，尤其財務、醫療或僱傭資料；但核實資料也須適當處理。第三者資料可遮蓋時，不應把整份拒絕當成必然；要求説明實際依據。

查閱要求不是訴訟文件披露的替代品，也不是刪除一切資料的通用工具。保留取得的敏感副本，不隨便貼網；若為其他申索使用，仍需考慮其證據與程序要求。

把問題寫成可跟進的紀錄

例如向前僱主要求某段期間的本人考勤與已保存評核資料，列員工編號和日期，比『交出所有公司文件』更容易找到範圍。若要解僱原因而當時沒有該紀錄，不能要求以查閱權創作新理由。